Creare una tabella pivot in Microsoft Excel è una qualità importante da avere. Queste tabelle sono facili da creare e possono riassumere una grande mole di dati senza aver necessità di utilizzare formule, quindi ottime anche per chi stia iniziando ad utilizzare Excel.
Fondamentali per sommare, contare valori o trovare velocemente informazioni che possano essere utili al management, le pivot risultano un’importante arma per qualsiasi utente di Excel.
In questo articolo utilizzeremo un database per fare alcuni esempi. Non è fondamentale, ma se volete fare qualche esperimento è un buon punto di partenza.
In fondo all’articolo, è possibile scaricare anche un file con una pivot creata al punto 3 di questo articolo.
1- Come si crea una tabella pivot
Basta selezionare una cella qualsiasi all’interno di un foglio di lavoro strutturato, come una tabella o un database.
A questo punto selezioniamo Inserisci -> Tabella Pivot (primo elemento sulla sinistra).
Selezioniamo l’intervallo che ci interessa, di default la pivot sarà creata su un nuovo foglio di lavoro (Foglio1).
Pronti, via! La nostra pivot è pronta per essere utilizzata.
2- Elementi della tabella pivot
Cominciamo segnalando quali sono i 5 componenti fondamentali di una pivot.
Campi da aggiungere al rapporto: altro non sono che le colonne della tabella che vogliamo riassumere con una pivot. Per inserire un campo, basta spostare il nome del campo in uno dei 4 riquadri sottostanti. Per cancellare il campo, basta selezionarlo e spostarlo fuori dallo spazio.
Filtri: sono esattamente come i filtri delle tabelle normali. Ci aiutano a selezionare i dati che ci interessano secondo alcuni parametri da noi definiti.
Righe: le righe sono le righe della tabella pivot che andremo a creare. Quindi se indichiamo un campo (una colonna) avremo disposti in verticale tutti gli elementi univoci del campo selezionato.
Colonne: le colonne sono le colonne della tabella pivot che andremo a creare. Utili se vogliamo fare una tabella pivot con risultati per i vari anni ad esempio, dato che sono create in automatico.
Valori: valori comprende i valori che vogliamo all’interno della pivot. Quindi possiamo selezionare, ad esempio, se ci interessa sommare alcuni valori o contarli. L’interno della matrice con righe e colonne sarà automaticamente popolata con i valori che segnaliamo.
Per visualizzare questo riquadro, basta cliccare su Analizza -> Mostra -> Elenco campi. Se vogliamo vedere esclusivamente i risultati della pivot, possiamo anche nasconderlo.
3- Esempio di tabella pivot
Utilizziamo il database iniziale per fare qualche prova e vedere se siamo in grado di tradurre su pivot le nostre domande di business.
Vogliamo sapere il numero di film venduti nella provincia di Agrigento per singolo anno (da 2015 a 2018).
Dovremo quindi creare una tabella con un filtro per Provincia, righe pari ai Film che stiamo considerando e colonne con gli Anni di vendita. Nelle intersezioni fra Film e Anno, dovremo inserire la somma delle quantità vendute.
Filtri: inseriamo il campo “Provincia” nel riquadro.
In alto sulla pivot, ci apparirà uno spazio che dovremo utilizzare per filtrare il valore AG, corrispondente ad Agrigento.
Il nostro foglio aggiornato dovrebbe essere più o meno così.
Righe: dato che vogliamo inserire i film, inseriamo il campo “Film”.
Colonne: le varie date sono nella prima colonna, “ANNO/MESE/GIORNO”. Aggiungiamo il campo nelle colonne, che viene triplicato perchè è segnalato come formato data. Excel prova ad aiutare la parte di selezione includendo anche due nuovi campi, “Anni” e “Trimestri”.
Cancelliamo i campi che non ci interessano, cioè “Trimestri” e “ANNO/MESE/GIORNO”.
La nostra pivot dovrebbe quindi essere più o meno così.
Valori: come abbiamo detto, vogliamo contare il numero di film venduti in quegli specifici anni. Ci manca solo questo valore perchè il resto della tabella è già pronto, dato che abbiamo già creato i due elementi che si intersecano (Film e Anni) con l’indicazione del filtro per Provincia.
Spostiamo quindi il campo “Q” (che indica le quantità, dato che possono essere più di una per ordine) nel riquadro “Valori”.
Automaticamente, Excel ci segnala la somma dei valori che ci interessano. Abbiamo concluso la pivot e possiamo vedere, ad esempio, che il film “Guerre Stellari” è stato venduto in totale 4 volte (ultima colonna), con 3 film venduti nel 2015 e uno nel 2018.
Allo stesso modo, possiamo vedere che abbiamo venduto in totale 76 film nella provincia di Agrigento. 22 nel 2015, 16 nel 2016, 22 nel 2017 e nuovamente 16 nel 2018.
Se sei arrivato fin qui, puoi scaricare anche il file aggiornato con la pivot che abbiamo appena descritto.