Convertire PDF in Excel

    Convertire PDF in Excel Power Query Finale

    Si può convertire file PDF in Excel tramite diversi strumenti quali Power Query, Word, Adobe e SmallPDF. Clicca qui se invece stai cercando un modo per salvare il file Excel in PDF.

    In questo caso vediamo come estrarre una tabella Excel da un file PDF utilizzando Excel 365 e Power Query. Per replicare gli stessi step dovrai iscriverti al programma “Beta” (un tempo si chiamava Insider) di Microsoft, qui trovi tutte le informazioni necessarie. Il fulcro è cambiare (nella sezione File > Account > Office Insider) la tua preferenza in “Beta”.

    Questa è una soluzione temporanea, in quanto è probabile che in futuro la funzionalità sarà estesa a tutti gli utenti di Excel. Se non hai la possibilità di installare Excel 365 con un account Beta, clicca qui altrimenti prosegui pure nell’articolo.

    Questo esempio presenta un PDF del sito ilfotoalbum.com e lo trovi qui in allegato ma puoi replicare il funzionamento con qualsiasi PDF.

    Come trasformare PDF in Excel

    Chiaramente, tanto più sarà impostato correttamente il file di partenza, tanto più sarà facile estrarre informazioni.

    Vediamo quindi quale tabella desideriamo estrarre. Se stai seguendo il file, l’obiettivo è estrarre questa tabella dal PDF:

    Convertire_PDF_Excel_File_Partenza

    Alla fine del nostro lavoro, la tabella sarà trasformata in Excel e sarà simile a questa:

    Convertire PDF in Excel Power Query Finale

    Convertire PDF in Excel con Power Query

    Il primo passaggio sarà aprire un nuovo foglio di lavoro. Dovremo cliccare su Dati -> Recupera Dati -> Da file -> Da PDF:

    Convertire PDF in Excel Power Query 1

    Selezionato il PDF potremo importarlo direttamente sul nostro Excel:

    Convertire PDF in Excel Importare

    Ora cerchiamo le informazioni che ci interessano, cercando nel menu di sinistra. Come vediamo, i dati che cerchiamo sono nella Table002 (Page2) che indica come siano nella seconda tabella del file e nella seconda pagina. Clicchiamo su Trasforma Dati:

    Power Query Excel Tabella PDF

    A questo punto si aprirà l’interfaccia di Power Query. Anche se non conosci lo strumento non ti preoccupare, tanto faremo il minimo indispensabile per convertire il nostro PDF in un Excel personalizzato.

    Power Query Intestazioni Iniziale

    Notiamo che non abbiamo i nomi delle colonne. Quindi clicchiamo su Trasforma -> Usa prima riga come intestazione -> Usa la prima riga come intestazione:

    Power Query Intestazioni

    A questo punto siamo abbastanza soddisfatti, anche se poi puliremo ulteriormente il file dopo su Excel. Dobbiamo collegare Power Query con il nostro foglio di partenza, quindi clicchiamo su Home -> Chiudi e carica in… :

    Power Query Carica in

    Ora torneremo su Excel. Ci apparirà una scelta dalla quale selezioneremo In una tabella e Nel foglio di lavoro esistente come vediamo dall’immagine:

    Power Query in Excel

    A questo punto, ci siamo! Abbiamo trasformato il PDF in una tabella Excel, anche se non è perfetta:

    PDF in Excel Listino Base

    Modificare file Excel

    A questo punto non ci resta che fare qualche piccola modifica per migliorare il file. Ad esempio possiamo sostituire i caratteri sbagliati utilizzando Home -> Trova e Seleziona -> Sostituisci :

    Errori Excel Power Query 1
    Errori Excel Power Query 2

    Così facendo, possiamo già iniziare a vedere il risultato finale in maniera più chiara. Cambiamo il formato delle celle con i prezzi in Valuta e dopo qualche altra piccola modifica avremo la nostra tabella su Excel:

    Convertire PDF in Excel Power Query Finale

    Nel caso poi volessimo rivedere la connessione al nostro file di partenza o modificare alcuni parametri dovremo cliccare su Dati -> Query e connessioni :

    Power Query Connessioni

    Se vuoi vedere com’è fatto il file finale, lo puoi scaricare dal link seguente. Ricordati però che dovrai collegare il file con il PDF iniziale nel caso volessi aggiornarlo:

    Convertire PDF in Excel: metodi e software

    Si può convertire un PDF in Excel utilizzando Microsoft Word. In questo caso i passaggi sarebbero:

    • Aprire il file PDF con Word. Anche se non molto nota, questa funzionalità permette di modificare direttamente i file PDF in Word. Basta cliccare sul PDF con il tasto destro e in “Apri con…” cercare l’icona di Word
    • Una volta aperto il file con Word, selezionare la parte che ci interessa:
    Convertire PDF in Excel Word 1
    • Fare copia incolla e trasferirla su Excel
    Convertire PDF in Excel Word 2

    Ci saranno vari errori da sistemare ma comunque è un buon punto di partenza. Ad esempio, in questo caso tutti i valori sono spostati sulla destra e 45,00 € dovrebbe essere riferito non a 20,5×29, bensì a 20×20.

    Se non hai Excel 365 con l’account Beta e non vuoi utilizzare Word, puoi comunque trasformare PDF in Excel utilizzando dei software dedicati. Ad esempio:

    • Adobe: se già utilizzi la suite di Adobe, è gratuito
    • AltconvertPDFtoExcel: uno dei migliori, free e con conversione rapida direttamente in Excel
    • PDFTables: piuttosto accurato ma a pagamento dopo un limite di pagine
    • Tabula: software che permette di ottenere tabelle da PDF in maniera gratuita
    • Smallpdf: software completamente online che permette sempre di trasformare PDF in Excel
    • Cometdocs: in questo caso c’è un limite di 5 PDF al mese per la versione free

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