Formattazione condizionale Excel

    Formattazione Condizionale Excel Copertina

    La formattazione condizionale viene utilizzata da qualsiasi utente di Excel, che sia un neofita o un esperto dello strumento. Nello specifico, la formattazione condizionale ci permette di modificare il layout di determinate parti del foglio a seconda di determinate condizioni dinamiche, rendendo più facile la presentazione del foglio a terzi e migliorandone la leggibilità.

    In questo articolo vediamo alcuni fra i metodi più comuni per l’utilizzo della formattazione condizionale tramite degli esempi concreti. Il nostro file di partenza avrà una lista di diversi agenti con relative vendite, valori che vogliamo mettere in ordine e visualizzare diversamente utilizzando proprio la formattazione condizionale.

    Formattazione Condizionale Excel Superiori 1000 Inizio

    Formattazione condizionale Excel: sezione regole evidenziazione celle

    La prima sezione della formattazione condizionale ha diverse sezioni utili per visualizzare al meglio i valori del foglio:

    • Maggiore / Minore di: definiamo una soglia e la formattazione evidenzia tutti i valori sopra / sotto la soglia definita
    • Tra: definiamo un minimo e un massimo. Qualsiasi valore fra questi due sarà evidenziato
    • Uguale a: questa parte funziona sia con testi sia con numeri, evidenziandoli se sono uguali al valore che inseriamo
    • Testo contiene: solo per celle testuali, se questa contiene il testo da noi inserito allora sarà evidenziata
    • Data corrispondente a: in questo caso dobbiamo stare attenti perchè Excel, di default, considera domenica come l’inizio della settimana. Qualsiasi valore corrispondente a Ieri, Settimana prossima etc ( a seconda di quale scegliamo) sarà evidenziato
    • Valori duplicati: selezioniamo un intervallo, se ci sono valori duplicati questi saranno formattati

    Formattazione condizionale Excel: evidenziare numeri maggiori di

    Poniamo ad esempio di voler evidenziare le celle superiori a un certo numero (1’000). Clicchiamo su Home -> Formattazione Condizionale -> Regole evidenziazione celle -> Maggiore di:

    Formattazione Condizionale Excel Superiori Inizio

    Di default Excel proverà a visualizzare questi valori con un Riempimento rosso chiaro con testo rosso scuro, ma possiamo modificare il formato cliccando su Formato personalizzato:

    Formattazione Condizionale Excel Superiori 1000

    Modifichiamo il riempimento inserendo un colore verde:

    Formattazione Condizionale Excel Superiori Scelta Riempimento

    Modifichiamo anche il carattere inserendo il colore bianco per visualizzare meglio i valori:

    Formattazione Condizionale Excel Superiori Scelta Colore

    Abbiamo finito! Ora visualizziamo i numeri superiori a 1’000 che sono evidenziati in verde e con il font bianco come avevamo specificato.

    Formattazione Condizionale Excel Superiori Fine Numeri

    Formattazione condizionale Excel: evidenziare utilizzando i valori di un’altra cella

    Come notiamo, la parte di visualizzazione potrebbe essere migliorata dato che non è chiarissimo associare i nomi ai singoli valori. Se volessimo modificare la formattazione inserendo anche i nomi, possiamo farlo selezionando il range da A2 a A11 per poi cliccare su Home -> Formattazione condizionale -> Regole evidenziazione celle -> Altre regole:

    Formattazione Condizionale Excel Superiori Testo Numeri

    In questo caso dobbiamo utilizzare una formula per arrivare allo stesso risultato. Ci capiterà spesso di doverlo fare per replicare funzionalità della formattazione condizionale su valori testuali – stavolta sarà semplice, dato che basterà inserire =b2>1000. Non è necessario inserire il SE iniziale perchè Excel formatta i valori per cui la formula restituisce vero, ma dovremo ricordarci di inserire b2 senza dollari per permettere a Excel di trascinare in basso le formule (che diventeranno b3>1000; b4>1000 e così via).

    Formattazione Condizionale Excel Superiori Inserimento Formula

    Nel risultato finale vediamo come anche i testi siano ora con la stessa formattazione della parte numerica, garantendo un’ottima leggibilità.

    Formattazione Condizionale Excel Superiori Fine

    Formattazione condizionale Excel: colorare righe alternate

    Può capitare di voler visualizzare diversamente le righe, alternandone il riempimento. Il suggerimento è quello di non farlo riempiendo le singole righe perchè qualsiasi modifica rovinerebbe la formattazione. Con la formattazione condizionale, possiamo invece ottenere un ottimo risultato utilizzando le formule.

    Il punto di partenza è sempre lo stesso foglio, ma in questo caso clicchiamo su Home -> Formattazione Condizionale -> Nuova Regola:

    Formattazione Condizionale Excel Righe Alternate Formula

    La formula che inseriamo è una combinazione di RESTO e RIF.RIGA:

    =RESTO(RIF.RIGA();2)

    La logica della formula è di dividere il RIF.RIGA (per A1 sarebbe 1, per A2 sarebbe 2) per due. Se questa divisione ha un RESTO, allora la condizione è vera – se non c’è resto, allora la regola non si applica. La stessa logica si applicherebbe per una riga ogni 3 oppure ogni 5, basterebbe modificare il divisore da 2 a 3 o 5.

    Modifichiamo anche la formattazione inserendo un giallo di riempimento:

    Formattazione Condizionale Excel Righe Alternate Formattazione

    Ecco il risultato finale con le righe alternate.

    Formattazione Condizionale Excel Righe Alternate Esempio

    Formattazione condizionale Excel: testo contiene

    Facciamo sempre un esempio con l’elenco precedente. In questo caso vogliamo vedere quali nomi abbiano la vocale O all’interno. Clicchiamo su Formattazione Condizione -> Regole Evidenziazione Celle -> Testo contiene, inserendo il valore O e il riempimento verde con testo verde scuro:

    Formattazione Condizionale Excel Testo Contiene Condizione

    Nel risultato finale, notiamo che si siano evidenziate solamente le celle che abbiano una O all’interno. In questo caso l’evidenziazione non è case-sensitive (sia O sia o sono condizioni vere per il riempimento).

    Formattazione Condizionale Excel Testo Contiene Esempio

    Formattazione condizionale Excel: evidenziare duplicati

    In alcuni casi potremmo voler evidenziare i duplicati, in particolare per evitare errori per eventuali calcoli successivi. Aggiungiamo quindi un’ulteriore riga di valori, dove troviamo Luka Doncic e 650 come valore di vendite.

    Formattazione Condizionale Excel Duplicati Inizio

    Cliccando su Home -> Formattazione Condizionale -> Regole evidenziazione celle -> Valori duplicati troviamo già il duplicato, dato che anche la riga 9 con Wes Unseld ha sempre 650.

    Formattazione Condizionale Excel Duplicati Numeri

    Come nel caso precedente, vogliamo però visualizzare diversamente anche i nomi e non solo i numeri. Clicchiamo quindi su Home -> Formattazione Condizionale -> Nuova regola:

    Formattazione Condizionale Excel Duplicati Condizione Testo

    La formula in questo caso sfrutta la funzione CONTA.SE:

    =CONTA.SE($B$2:$B$12;b2)>1

    Notiamo che l’intervallo è bloccato, mentre invece b2 si muoverà in basso per variare a seconda del valore corrispondente di vendita. Modifichiamo anche la formattazione, inserendo prima il riempimento nero:

    Formattazione Condizionale Excel Riempimento Testo

    Successivamente, inseriamo anche il colore del font che sarà bianco:

    Formattazione Condizionale Excel Carattere Testo

    Il risultato finale ci aiuterà molto nel nostro lavoro, permettendoci di differenziare sia il nome sia il numero per verificare quali agenti abbiano fatto le stesse vendite.

    Formattazione Condizionale Excel Duplicati Fine

    Clicca qui se stai cercando un articolo per eliminare i duplicati.

    Formattazione condizionale Excel: sezione primi/ultimi valori

    In questa sezione abbiamo queste possibilità:

    • Primi / Ultimi elementi: possiamo visualizzare rapidamente, ad esempio, i top 3 o ultimi 8 valori di un intervallo
    • Primo 10% / Ultimo 10%: vedi sopra, ma utilizzando le percentuali
    • Sopra / sotto la media: evidenziare i valori inferiori o superiori alla media dell’intervallo

    Formattazione condizionale Excel: evidenziare i primi 5 valori

    La formattazione condizionale viene anche utilizzata per visualizzare i valori più grandi di un certo intervallo. In questo caso vogliamo evidenziare i primi 5 valori del nostro intervallo, quindi clicchiamo su Home -> Formattazione Condizionale -> Regole Primi / Ultimi valori:

    Formattazione Condizionale Excel Primi 5 Condizione

    Selezionando 5 e modificando la formattazione (seguendo le stesse indicazioni precedenti, cambia solo il colore) possiamo già visualizzare con facilità i 5 valori che ci interessano.

    Formattazione Condizionale Excel Primi 5 Parziale

    Come negli altri casi, è ideale visualizzare anche i nomi collegati con i valori per meglio presentare il nostro lavoro. Selezioniamo quindi i valori della colonna A e clicchiamo su Home -> Formattazione Condizionale -> Nuova regola:

    Formattazione Condizionale Excel Primi 5 Testo

    La formula sfrutta la funzione GRANDE per permetterci di visualizzare i valori dal primo al quinto:

    =B2>=GRANDE($B$2:$B$11;5)

    La formula sta chiedendo a Excel di colorare unicamente le celle se il valore corrispondente è almeno il quinto più grande (ultimo elemento della funzione GRANDE), rendendola dinamica visto che B2 non è bloccato con il dollaro.

    Il risultato finale permette di avere la stessa visualizzazione per entrambe le parti del foglio.

    Formattazione Condizionale Excel Primi 5 Finale

    Formattazione condizionale Excel: barre dati

    Un altro elemento da utilizzare per migliorare la visualizzazione di un singolo foglio sono sicuramente le barre dati. In questo caso sembra quasi di avere un grafico all’interno di una cella, creato cliccando su Home -> Formattazione Condizionale -> Barre dei dati e selezionando il colore preferito:

    Formattazione Condizionale Excel Barre Dati Inizio

    La formattazione a volte non è ideale ma si riesce comunque a capire, a colpo d’occhio, che Billy Cunningham e Oscar Robertson hanno venduto sicuramente più di Charles Barkley o Scottie Pippen.

    Formattazione Condizionale Excel Barre Dati Preliminare

    Proviamo a modificare la regola di formattazione, basta cliccare su Home -> Formattazione Condizionale -> Gestisci regole:

    Formattazione Condizionale Excel Barre Dati Preliminare Modifica

    Ad esempio, vogliamo visualizzare unicamente la barra senza vedere i numeri e mettere un bordo nero. Basta spuntare “Mostra solo la barra” e modificare il colore del bordo:

    Formattazione Condizionale Excel Barre Dati Modifica Bordo No Numeri

    Il risultato finale potrebbe già essere inserito su una slide come grafico e può essere utile per fare ragionamenti più strategici e meno mirati sui singoli numeri, come vediamo dall’immagine successiva.

    Formattazione Condizionale Excel Barre Dati Finale

    Un altro trucco, sempre per non visualizzare i numeri, sarebbe quello di selezionare l’intervallo e inserire come Formato personalizzato 3 punti e virgola di fila (;;;). Anche in questo caso, i valori non vengono cancellati all’interno ma non sono visualizzati.

    Formattazione Condizionale Excel Barre Dati Alternativa Nascondere

    Formattazione condizionale Excel: scale di colori

    Se le barre dei dati non ci convincono, possiamo utilizzare anche le scale di colori per ottenere lo stesso risultato. Queste rappresentano un modo rapido per visualizzare i valori senza andare troppo nel concreto, possiamo iniziare cliccando su Home -> Formattazione Condizionale -> Scale di colori -> Altre regole. Il suggerimento è di passare ad “Altre regole” perchè permette maggiore flessibilità e meno colori “forti”, a volte un po’ fastidiosi per il layout.

    Formattazione Condizionale Excel Scale Colori Inizio

    Selezioniamo le condizioni: vogliamo che il punto intermedio sia il 50′ percentile e che i colori siano più leggeri rispetto a quelli standard.

    Formattazione Condizionale Excel Scale Colori Modifica Colori

    Modifichiamo il font inserendo il colore bianco e il grassetto, così troviamo un risultato finale simile a quella dell’immagine seguente.

    Formattazione Condizionale Excel Scale Colori Finale

    Chiaramente pure in questo caso potremmo utilizzare il trucco del formato con ;;; per non visualizzare i valori ma solamente i colori.

    Formattazione condizionale Excel: set di icone

    I set di icone sono utilizzati spesso essendo un buon compromesso rispetto alle scale di colori (molto invasive) e alle barre dati, che rimangono uno dei modi migliori per avere un’idea generale senza riempire il foglio di informazioni confusionarie. In questo caso dobbiamo cliccare su Home -> Formattazione Condizionale -> Set di icone> Altre regole, dove selezioneremo l’icona verde se il valore è superiore o uguale al 67% percentuale, giallo se fra il 33% e il 67% e rosso per tutti gli altri:

    Formattazione Condizionale Excel Set Icone Condizione

    Come notiamo, anche in questo caso possiamo visualizzare con facilità i valori e come differenziarli. Se non volessimo vedere i valori numerici, basterebbe cliccare su “Mostra solo icona”. L’unico accorgimento è che per visualizzare le icone correttamente (altrimenti sono sgranate) dobbiamo accertarci che la grandezza del font in File -> Opzioni -> Generale sia almeno quella della cella corrente (in questo caso 16).

    Formattazione Condizionale Excel Set Icone Finale

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