Creare ordine alfabetico automatico Excel

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In questo articolo scopriamo come creare un ordine alfabetico automatico Excel. Avremo inoltre bisogno di una colonna di appoggio per un passaggio intermedio. Questo metodo è utile nel caso volessimo creare un sistema con una convalida dati, dato che permette di avere sempre un ordine alfabetico anche se cambiano le estrazioni di partenza del database. Se vuoi scaricare il file collegato all’articolo, puoi cliccare sul pulsante sottostante:

Prima di cominciare, un appunto. Nel caso stessi utilizzando una semplice tabella o da ordinare rapidamente, possiamo utilizzare anche i Filtri propri di Microsoft Excel. In questo articolo vediamo però un caso con una combinazione di formule.

Microsoft_Excel_Ordine_Alfabetico_Automatico_Recap

Ecco quindi come creare un ordine alfabetico, utilizzando le formule SE.ERRORE, VAL.NUMERO, O, CONTA.SE, INDICE, CONFRONTA e RIF.RIGA.

Ordine alfabetico Excel: come impostare il file

Microsoft_Excel_Ordine_Alfabetico_Automatico_Iniziale

Primo step: creiamo una colonna di controllo, in questo caso la colonna E, per determinare quali valori testuali debbano apparire per primi nell’ordine alfabetico.

La formula utilizza la funzione CONTA.SE per creare un ordine relativo all’interno dei testi, dando a ciascun valore un numero partendo da 1 fino al 10. Come notiamo, Aldridge è il primo valore dell’ordine alfabetico e quindi la formula restituisce 1, Antetokounmpo è il secondo e ha il numero 2 etc.

Formula pratica:

CONTA.SE($B$7:$B$16;”<=”&B7)

Questo ci permette di avere un riferimento numerico per ognuno dei valori testuali. In questo caso, non abbiamo considerato i duplicati perchè richiedono una gestione diversa. Puoi fare riferimento a questo articolo per scoprire come ordinare dei valori duplicati.

Ordine alfabetico automatico Excel: come completare il file

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Secondo step: utilizziamo la colonna di controllo per avere un riferimento e mettere in ordine alfabetico i valori. In questo caso, vogliamo che i valori in ordine alfabetico siano nella colonna E.

Prendiamo i valori precedenti che sappiamo essere in ordine dal valore 1 al valore 10. Per evitare di scrivere i singoli numeri sul foglio, procedimento spesso pratico ma poco “elegante”, possiamo utilizzare la funzione RIF.RIGA. La funzione restituisce il numero della riga che stiamo considerando, quindi partendo da A1 darà come risultato 1. Trascinandola in basso, darà il risultato 2, poi il 3 e così via.

Per trovare quindi il nome del giocatore basterà creare un semplice INDICE CONFRONTA per recuperare i dati che si trovano sulla sinistra rispetto alla nostra ricerca. Inseriamo anche il SE.ERRORE per restituire un valore vuoto (“”) nel caso vi sia un errore nella tabella di partenza.

Formula pratica:

SE.ERRORE(INDICE($B$7:$B$16;CONFRONTA(RIF.RIGA(A1);$C$7:$C$16;0));””)

Ordine alfabetico Excel: come evitare numeri e celle vuote

Analizziamo un altro caso, nel quale nell’elenco di partenza abbiamo anche delle celle vuote e dei numeri che non vogliamo includere nel nostro ordine alfabetico.

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Primo step: purtroppo non possiamo utilizzare le formule precedenti perchè il risultato non sarebbe corretto. Benchè la base di partenza sia la stessa, dobbiamo spiegare a Excel che vogliamo restituire un valore vuoto se il valore di partenza è un numero oppure una cella vuota. In questo caso ci torna utile utilizzare le funzioni SE, VAL.NUMERO e O, mentre per il resto la formula ricalca quella precedente.

Formula pratica:

SE(O(VAL.NUMERO(G7);G7=””);””;CONTA.SE($G$7:$G$16;”<=”&G7))

La funzione VAL.NUMERO determina se la cella G7 è un numero: se è un numero, allora restituisce vuoto. SE non è un numero, ma è vuota (condizione inserita con la funzione O), allora restituisce vuoto. Se non rientra nei due casi precedenti, Excel procede a creare l’ordine alfabetico come quello del caso precedente.

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Per il resto, la soluzione finale ricalca perfettamente quella di partenza: utilizzeremo INDICE, CONFRONTA, SE.ERRORE e RIF.RIGA per ottenere il nostro ordine alfabetico pulito da eventuali errori del file di partenza.

6 commenti su “Creare ordine alfabetico automatico Excel”

  1. Ciao Marco,
    la tua formula magica, sembra funzionare con le mie esigenze. Vorrei porti un quesito:
    nella colonna “C” ho il dato “cognome e nome”
    nella colonna “B” ho il dato “titolo”

    quindi per ogni persona corrisponde un titolo diverso:
    dott pinco pallino
    ing. cicillo cacace
    geom bianchi mario
    etc etc

    io vorrei ordinare secondo un dato criterio ovvero:
    in ordine di titolo e successivamente in ordine di cognome
    prima tutti gli ing., poi tutti i dott poi tutti i geom poi tutti gli arc e così via.

    Provato a fare con un tasto in vba e registrare la macro ordine personalizzato ma è impossibile da fare perchè può contenere soltanto 255 caratteri ed io ne ho qualcuno in più.

    Che soluzione proponi?

    1. Ciao Matteo,

      domanda interessante, ci ho pensato un po’ e ti propongo una soluzione. Non è con le funzioni ma dovrebbe andare.

      Prima di tutto, sto dando per assodato che tu abbia l’elenco codificato correttamente. Quindi ad esempio sempre ING., ARCH., GEOM. e simili. Altrimenti devi uniformarli.

      STEP 1

      Colonna D: qui estrai la prima parola per ognuno dei valori della colonna B.

      Quindi mi immagino di passare da “ING. Fumagalli” a “ING.”. Questo puoi farlo facendo SINISTRA(cella;TROVA(” “;cella)-1), ne parlo in questo articolo su nome e cognome (https://www.marcofilocamo.it/trovare-nome-cognome-Excel)

      STEP 2

      Colonna D: adesso devi creare un ordine personalizzato. Home -> Ordina e Filtra -> Ordinamento personalizzato.

      Clicca in Ordine -> Elenco personalizzato.

      Ora devi riportare esattamente le parole inserite in precedenza nell’ordine che vuoi. Ovvero “Ing., Arch., Geom.”. Poi clicchi su OK e dovrebbe funzionare.

      Spero ti sia utile!

      Marco

  2. Ciao Marco
    mi è stato molto utile il tuo articolo per mettere in ordine alfabetico, grazie del tuo tempo dedicato.
    Vorrei chiederti come posso mette in ordine alfabetico saltando le celle che sono vuote o hanno dei numeri.
    Ti ringrazio anticipatamente.

    1. Ciao Carmelo,

      ti ringrazio per il tuo commento perchè mi hai dato un ottimo spunto per rivedere e ampliare l’articolo!

      Come potrai vedere, adesso puoi scaricare un file aggiornato che tiene in considerazione anche questa eventualità.

      Spero di esserti stato utile!

      A presto

      Marco

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